| Soalan Am | |
| 1. | Di manakah saya boleh mendapatkan kata laluan? |
| a) Pengguna di Jabatan/Kementerian (Data Entry,Verifier, Authoriser) memerlukan kata laluan yang diperolehi dari Sistem Maklumat Sumber Manusia (dan digunakan untuk E-Cuti). Pengguna boleh menggunakan kemudahan mendapatkan kata laluan yang disediakan. | |
| b) Pengguna di Bahagian Kawalan Gaji (Approver I, Approver II, Akauntan) dan Administrator Sistem memerlukan 2 jenis kata laluan; | |
| i) Kata laluan yang diperolehi dari Sistem Maklumat Sumber Manusia (dan digunakan untuk E-Cuti).Pengguna boleh menggunakan kemudahan mendapatkan kata laluan yang disediakan. | |
| ii) Kata laluan yang diperolehi dari Sistem E-Pay:A3, kata laluan ini akan dihantar oleh Administrator Sistem dengan menggunakan e-mel setelah mendaftarkan pengguna ke dalam Sistem E-Pay:A3. Pengguna juga boleh menggunakan kemudahan mendapatkan kata laluan yang disediakan jika terlupa kata laluan tersebut. | |
| Ke atas | |
| 2. | Apakah kepentingan Sistem Maklumat Sumber Manusia (SM2) di dalam Sistem E-Pay:A3? |
| Sistem E-Pay:A3 mendapatkan maklumat asas kakitangan di Jabatan/Kementerian melalui Sistem Maklumat Sumber Manusia (SM2) Jabatan/Kementerian tersebut. Oleh yang demikian, butir - butir di dalam SM2 mestilah lengkap untuk memastikan Sistem E-Pay:A3 berjalan dengan lancar. | |
| Sekurang- kurangnya, SM2 kakitangan di Jabatan/Kementerian mesti mempunyai: | |
| a. Butir - butir Peribadi Kakitangan - Nombor Kad Pengenalan, No. Pekerja, Nama Pekerja, Nama Jabatan | |
| b. Butir - butir Jawatan Hakiki - Gred Hakiki | |
| c. Butir - butir Pergerakan Gaji - Tahun Pergerakan Gaji, Bulan Pergerakan Gaji, Gred/Skel, Peringkat, Tangga & Mata Gaji | |
| Ke atas | |
| 3. | Siapakah yang menentukan paras pengguna di setiap Jabatan/Kementerian? |
| Berdasarkan Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Bil.5/2003, Perkara 3.3.1 menyatakan bahawa "Ketua Jabatan hendaklah melantik kakitangan yang bertanggungjawab untuk diberi akses penggunaan Sistem E-Pay:A3..". Nama Authoriser yang dilantik perlu dikemukakan kepada Administrator Sistem E-Pay:A3 untuk didaftarkan ke dalam Sistem. Data Entry dan Verifier yang dilantik pula bolehlah didaftarkan sendiri oleh Authoriser kelak. | |
| Ke atas | |
| 4. | Siapakah Administrator Sistem E-Pay:A3? |
| Bergantung kepada Jabatan/Kementerian, Administrator Sistem E-Pay:A3 untuk: | |
| a) Jabatan/Kementerian di bawah Jabatan Bendahari Negeri: | |
| b) Jabatan Perhutanan Sabah | |
| c) Jabatan Tanah dan Ukur | |
| e) Jabatan Kerja Raya | |
(setakat Bulan Disember 2008) | |
| 5. | Apakah fungsi KSIT di dalam Sistem E-Pay:A3? |
| Di dalam Sistem E-Pay:A3, KSIT mempunyai paras sebagai Authoriser. Walau bagaimanapun, mereka TIDAK dibenarkan untuk terlibat secara langsung di dalam penyediaan dan pengesahan borang E-Pay:A3. | |
| Tugas KSIT hanyalah sebagai pemantau kelancaran Sistem E-Pay:A3 di Jabatan/Kementerian di mana mereka ditugaskan. | |
| Ke atas | |
| Bahagian Kemasukan Data, Teguran dan Pengesahan | |
| 1. | Mengapakah nama kakitangan baru tidak disenaraikan?"? |
| Apabila pengguna mendapati bahawa nama kakitangan sama ada baru atau lama tidak tersenarai untuk Kemasukan Data, sila hubungi Bahagian Pentadbiran Jabatan/Kementerian yang menguruskan Sistem Maklumat Sumber Manusia (SM2) Jabatan/Kementerian untuk memastikan: | |
| a) Rekod kakitangan telah dipindahkan ke Jabatan/Kementerian berkenaan. (bagi kakitangan yang berpindah Jabatan /Kementerian) | |
| b) Rekod kakitangan baru telah dimasukkan ke dalam SM2. (bagi kakitangan baru) | |
| c) Nombor pekerja kakitangan tersebut telah dimasukkan di dalam rekod kakitangan di SM2. (bagi kakitangan yang lama berkhidmat) | |
| Ke atas | |
| 2. | Apakah maksud mesej "Maklumat tidak mencukupi untuk pengiraan gaji. Sila semak rekod dalam SM2"? |
| Mesej ini adalah untuk memaklumkan pengguna bahawa terdapat butir - butir di dalam Sistem Maklumat Sumber Manusia (SM2) yang tidak lengkap. Sila hubungi Bahagian Pentadbiran Jabatan/Kementerian yang menguruskan Sistem Maklumat Sumber Manusia SM2 Jabatan/Kementerian untuk memastikan: | |
| a) Jawatan Hakiki di dalam Butir Peribadi Kakitangan dan Gred/Skel di dalam Jadual Pergerakan Gaji adalah sama. | |
| b) Jadual Pergerakan Gaji dikemaskini setiap tahun. Sistem E-Pay:A3 hanya menerima Pergerakan Gaji pada tahun semasa atau setahun sebelum SAHAJA. | |
| c) Pastikan butir - butir Pergerakan Gaji lengkap diisikan. | |
| Ke atas | |
| 3. | Apakah kegunaan butang "Pengiraan Gaji"? Adakah ia akan mengubah gaji kakitangan dengan serta - merta? |
| Butang "Pengiraan Gaji" adalah untuk memudahkan Data Entry membuat pengiraan asas Gaji Pokok, Elaun Wilayah, Elaun ITKA dan sebagainya. Semua data - data yang digunakan untuk pengiraan adalah berdasarkan maklumat yang terdapat di dalam Sistem Maklumat Sumber Manusia (SM2). Sistem E-Pay:A3 hanya dapat membuat pengiraan dengan tepat jika maklumat SM2 yang dimasukkan adalah tepat dan terkini. | |
| Gaji kakitangan tidak akan berubah dengan serta-merta hanya dengan mengklik butang "Pengiraan Gaji" ini. Sebarang perubahan gaji hanya berlaku jika rekod diverifikasi dan disahkan di peringkat Jabatan/Kementerian dan diluluskan oleh Bahagian Kawalan Gaji serta dihantar ke Sistem Gaji Pusat di Jabatan Perkhidmatan Komputer Negeri. | |
| Ke atas | |
| 4. | Bagaimana menghapuskan rekod yang tidak digunakan? |
| Hanya Kerani Kemasukan Data (Data Entry) sahaja yang boleh menghapuskan rekod. Verifier atau Authoriser akan membuat teguran pada rekod - rekod yang tidak tepat. Data Entry akan menentukan sama ada membetulkan rekod atau menghapuskan rekod tersebut berdasarkan teguran. | |
| Cara Penghapusan Rekod: | |
| a) Data Entry akan masuk ke menu "Teguran dalam Jabatan" atau "Teguran dari Bahagian Kawalan Gaji". | |
| b) Klik pautan "Ubah Rekod". Laman kemaskini Borang E-Pay:A3 akan terpapar. | |
| c) Kosongkan ruang teks 'Amaun Biasa' di baris rekod yang ingin dihapuskan. | |
| d) Klik butang "Kemaskini". | |
| Ke atas | |
| 5. | Kerani Memasukkan Data (Data Entry) silap memasukkan kod elaun/potongan, bagaimanakah cara membetulkannya? |
| Biasanya, rekod yang bermasalah akan ditegur dan disenaraikan di menu "Teguran dalam Jabatan" atau menu "Teguran Dari Bahagian Kawalan Gaji". | |
| a) Data Entry perlu mengklik pautan "Ubah Rekod" yang disediakan. | |
| b) Perhatikan ruangan kod elaun/potongan, ruangan ini tidak dapat diubah. | |
| c) Untuk mengatasi masalah ini, pengguna hanya perlu mengosongkan ruang teks 'Amaun Biasa' pada kod elaun/potongan yang silap untuk menghapuskan elaun/potongan di dalam pangkalan data. | |
| d) Kemudian, masukkan input baru butiran kod elaun/potongan yang betul di ruangan teks kosong di baris bawah rekod yang ditegur. | |
| e) Klik butang "Kemaskini". | |
| Ke atas | |
| 5. | Bolehkah Authoriser menghantar rekod ke Bahagian Kawalan Gaji pada tarikh tutup penghantaran rekod (ke Bahagian Kawalan Gaji)? |
| Ya, Authoriser masih boleh menghantar rekod ke Bahagian Kawalan Gaji pada tarikh tutup penghantaran. | |
| Ke atas | |
| Bahagian Kawalan Gaji (Jabatan Mengakaun Sendiri) | |
| 1. | Terdapat perubahan Tarikh Penerimaan Borang E-Pay:A3 daripada Jabatan/Kementerian. Siapakah yang patut dihubungi? |
| Sila hubungi Administrator Sistem E-Pay:A3 bagi sebarang Perubahan Tarikh Penerimaan Borang E-Pay:A3 dan Tarikh Penerimaan Gaji. | |
| Ke atas |